Una carta de cotización es un documento en el que una persona, empresa o cualquier proveedor presenta formalmente la cotización de un bien, servicio o proyecto a un cliente o clientes potenciales. En esta carta se describen los conceptos o partidas a cotizar, el costo unitario de cada partida, el costo total, el tiempo de entrega, las formas y condiciones de pago, términos de entrega, así como cualquier otra información relevante a la venta. Por lo tanto, en estas cartas se da toda la información necesaria para el cliente o los clientes potenciales, a fin de cerrar la venta o el trato.
Se debe incluir información detallada sobre los bienes o servicios ofrecidos, con una descripción clara y completa; de forma que se establecen expectativas claras sobre los costos y las condiciones de una transacción comercial antes de que se lleve a cabo. Además, las cotizaciones suelen ser el primer paso en el proceso de negociación entre ambas partes, proporcionando una base sólida para llegar a acuerdos finales.
Contenidos
Elementos de una Carta de cotización:
- Lugar y fecha de la cotización.
- Datos del negocio: nombre de la empresa, razón social, datos fiscales, dirección, teléfono, correo electrónico, página web, etc.
- Información de la cotización: número de cotización, concepto general de lo que se va a cotizar.
- Datos del cliente: nombre, teléfono de contacto, correo electrónico y demás datos con los que se cuente del cliente final.
- Concepto(s): descripción detallada de en qué consta cada uno de los bienes, servicios o productos que se ofrecen en la cotización, por ejemplo, material, color, marca, tamaño, etc.
- Importe(s): se detalla el desglose de las cifras correspondientes a cada una de las partidas o conceptos de la cotización.
- Métodos y condiciones de pago: se deben aclarar los métodos de pago con los que cuenta la empresa, si existe alguna restricción, impuesto o descuento; asimismo, se detallan las condiciones de pago: si se requiere anticipo, si se dividirá el pago total en parcialidades.
- Términos y condiciones del servicio: se especifican los tiempos de entrega, los plazos o etapas para que se lleve a cabo, las garantías en caso de que aplique, y cualquier aspecto o término.
Ejemplos de cartas cotización:
Carta cotización (Formato)
[Fecha]
[Nombre de la empresa proveedora]
[Dirección]
[Ciudad, Estado, Código Postal]
[Teléfono de la empresa proveedora]
[Correo electrónico de la empresa proveedora]
INFORMACIÓN DEL CLIENTE:
[Nombre del cliente]
[Dirección del Cliente]
[Ciudad, Estado, Código Postal]
[Teléfono de contacto]
[Correo electrónico]
Estimado/a [Nombre del Cliente]:
Por medio de la presente, nos complace presentarle nuestra cotización para los productos/servicios solicitados. A continuación, se detallan cada uno de los conceptos, así como sus costos y las condiciones generales de la cotizacipon.
DESCRIPCIÓN DE LOS PRODUCTOS/SERVICIOS:
Producto/Servicio 1: [Nombre del producto o servicio]
Descripción: [Descripción detallada]
Cantidad: [Cantidad solicitada]
Costo Unitario: [Precio unitario]
Costo Total: [Costo por el total de piezas]
Producto/Servicio 2:
Descripción: [Descripción detallada]
Cantidad: [Cantidad solicitada]
Costo Unitario: [Precio unitario]
Costo Total: [Costo por el total de piezas]
[Continuar con la lista de productos/servicios según sea necesario]
COSTO TOTAL: [Suma total de todos los costos]
TÉRMINOS Y CONDICIONES:
Tiempo de Entrega: [Especificar el tiempo estimado de entrega]
Formas y Condiciones de Pago:
Forma(s) de pago: [Especificar método de pago aceptado]
Condiciones de Pago: [Especificar plazos, anticipo, etc.]
Términos y condiciones de entrega:
Esta cotización es válida hasta el [fecha de validez de la cotización].
Por favor, no dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna duda o aclaración adicional o si requiere alguna modificación en su cotización. Agradecemos la oportunidad para cotizar su proyecto, y quedamos a la espera de su respuesta.
Atentamente,
[Firma del representante de la empresa proveedora]
[Nombre del representante de la empresa proveedora]
[Cargo del representante de la empresa proveedora]
[Nombre de la empresa proveedora]
Carta cotización
13 de febrero de 2024
Empresa de Construcción y Remodelación «Estructuras Sólidas»
Avenida de la Construcción 445
Ciudad Metrópolis, Estado Libre, 12345
Teléfono: (555) 123-4567
Correo Electrónico: info@estructurassolidas.com
DATOS DEL CLIENTE:
Sr. Juan Pérez Echeverría
Calle de la Reforma 456
Barrio Moderno, Ciudad Metrópolis, Estado Libre, 12345
Estimado Sr. Pérez:
Nos complace presentarle nuestra cotización para los productos/servicios solicitados. Hemos detallado a continuación la información relevante:
Servicio 1. Construcción de Jardín
Descripción: Diseño y construcción de jardín con césped natural, plantas ornamentales y sistema de riego automatizado.
Cantidad: 1
Unidad: proyecto
Costo Unitario: $5,000.00
Costo Total: $5,000.00
Servicio 2. Instalación de deck de Madera
Descripción: Instalación de deck de madera tratada para área de descanso al aire libre.
Cantidad: 1
Unidad: Proyecto
Costo Unitario: $3,500.00
Costo Total: $3,500.00
Servicio 3. Renovación de Fachada
Descripción: Remodelación de fachada principal, incluyendo revestimiento de piedra natural y pintura exterior.
Cantidad: 1
Unidad: Proyecto
Costo Unitario: $7,200.00
Costo Total: $7,200.00
TOTAL DE LA COTIZACIÓN: $15,700.00
Tiempo de Entrega: 4 semanas a partir de la fecha de confirmación del pedido.
Formas y Condiciones de pago:
Forma(s) de pago: Transferencia bancaria o cheque.
Condiciones de pago: 50% de depósito al inicio del proyecto, 50% restante a la finalización.
Términos de Entrega:
Lugar de entrega: Calle de la Reforma 456, Barrio Central.
Condiciones de Entrega: El costo de entrega está incluido en la cotización.
*Los precios incluyen materiales y mano de obra.
*Esta cotización es válida hasta el 28 de febrero de 2024.
Por favor, no dude en ponerse en contacto con nosotros si necesita aclaraciones adicionales o si desea discutir alguna modificación en los productos/servicios ofrecidos.
Agradecemos la oportunidad de cotizar para su proyecto y esperamos poder trabajar juntos en el futuro.
Atentamente,
[Firma del Representante de la Empresa]
Carlos Martínez
Gerente de Ventas
Empresa de Construcción y Remodelación «Estructuras Sólidas»
Carta cotización de auto:
Automotriz Herrera S.A.
Avenida de los Naranjos #322
Ciudad de México, Col. Polanco, 54321
Teléfono: (555) 987-6543
Correo Electrónico: ventas@autoventasmodernas.com
Sr. Roberto Gómez
roberto.gomez@correoelectronico.com
Teléfono: (555) 223-443-212
Estimado Sr. Gómez:
Es un placer para nosotros presentarle la cotización para la camioneta de último modelo que ha mostrado interés en adquirir. A continuación, encontrará los detalles de la misma:
DESCRIPCIÓN DEL VEHÍCULO:
Marca: XYZ Motors
Modelo: Camioneta Aventura 2024
Color: Plata metálico
Características: Motor V8, tracción integral, sistema de navegación GPS, asientos de cuero, cámara de visión trasera, techo solar panorámico.
Precio Total del Vehículo: $45,000.00
PLAN DE PAGOS (5 años):
Enganche: 30% del precio total ($13,500.00)
Financiamiento: $31,500.00
Tasa de Interés Anual: 6%
Plazo: 60 meses
Pago Mensual: $584.38
Total de Intereses: $6,062.80
Monto Total a Pagar: $37,562.80
Términos de la Financiación:
El enganche del 30% ($13,500.00) debe ser pagado al momento de la compra.
La tasa de interés del 6% es fija durante toda la duración del financiamiento.
El pago mensual incluye capital e intereses y se mantendrá constante a lo largo del plazo acordado.
El vehículo quedará como garantía del préstamo hasta que se pague en su totalidad.
NOTAS:
*La cotización presentada está sujeta a disponibilidad y aprobación crediticia.
*Todos los precios están sujetos a cambios sin previo aviso.
*Por favor, no dude en ponerse en contacto con nosotros si necesita más información o desea programar una prueba de manejo. Estamos aquí para ayudarle en todo lo que necesite.
Agradecemos su interés en nuestros vehículos y esperamos poder asistirle en la adquisición de su nueva camioneta.
Atentamente,
[Firma del Representante de Ventas]
María Sánchez
Gerente de Ventas
Automotriz Herrera S.A.