¿Qué es una carta?

Las cartas son documentos escritos (ya sean digitales o impresos) que tienen como finalidad comunicar un mensaje. Este es un mensaje que un emisor envía a un destinatario con una determinada intención; quien envía la carta puede ser una persona o, bien, una colectividad, por ejemplo, una carta emitida por una institución o empresa.

Existen principalmente dos tipos de cartas según la relación entre el emisor y el destinatario:

  1. Carta formal: este tipo de carta es el que se elabora por una institución, empresa o persona con una finalidad laboral, académica, legal, comercial o administrativa. En este caso el emisor y el receptor tienen una relación lejana.
  2. Carta informal: este tipo de carta es aquella en la que el emisor y el destinatario tienen una relación cercana, por ejemplo, amorosa, familiar, amistosa, etc.

Clasificación de las cartas según su función

También, según la función que cumplen las cartas, se pueden clasificar en:

  1. Carta laboral: la carta laboral es aquella que se redacta dentro de una empresa relativa a sus empleados o trabajadores. Dentro de estas cartas podemos encontrar los siguientes subtipos:
  1. Carta personal: la carta personal es aquella en la que el emisor y el receptor mantienen un lazo íntimo, su contenido es personal y solo concierne a ambos. Algunos tipos de carta personal son:
  1. Carta de autorización: una carta de autorización es aquella en la que el emisor le otorga a una o varias personas el permiso de tomar ciertas decisiones o realizar ciertas diligencias en su nombre. Asimismo, se utiliza para conceder permisos específicos.
  1. Carta administrativa: la carta administrativa es aquella carta formal que se redacta para informar sobre alguna resolución, decisión o procedimiento administrativo dentro de una institución o empresa.
  1. Carta compromiso: una carta compromiso es aquella en la que el emisor se compromete con otra persona o colectividad a tomar un determinado comportamiento, por ejemplo, a pagar una deuda o una renta, a realizar una compra o a hacerse cargo de alguna situación o trabajo.
  1. Carta responsiva: una carta responsiva es aquella en la que el emisor le delega una determinada responsabilidad a otra persona; por ejemplo cuando se asume la responsabilidad de un auto rentado.
  1. Carta poder: una carta poder es aquella en la que el emisor cede un determinado poder a una persona en particular para que actúe en su nombre. Se utiliza cuando la persona en cuestión no puede estar presente y necesita que alguien más intervenga. Por ejemplo, se puede utilizar para recoger algún documento, realizar un trámite, cancelar un servicio, recibir documentos, cobrar una deuda, entre otras situaciones.
  1. Carta de recomendación: una carta de recomendación es aquella en la que el emisor sugiere o recomienda a una persona ya sea para un trabajo o para un fin determinado. Quien recomienda puede ser una persona o una institución. En esta carta, el emisor establece que conoce a la persona en cuestión y resalta sus atributos o cualidades. Los tipos de cartas de recomendación son dos:
  1. Carta de agradecimiento: es aquella carta en la que el emisor gratifica a otra persona o grupos de personas por una ayuda o servicio brindados. Puede ser escrita como carta formal o informal. Por ejemplo, existen los siguientes subtipos de cartas de agradecimiento:
  1. Carta de bienvenida: es aquella carta que se elabora por una institución, empresa, asociación u organización para darle la bienvenida a sus miembros, empleados o clientes, ya sea por su incorporación, compra o adquisición de servicios.
  1. Carta de despedida: como su nombre lo sugiere, esta carta es aquella en la que el emisor se despide de manera formal ya sea de otra persona o, bien, de un trabajo o institución por su cese de labores o partida. De esta forma, puede ser una carta personal o, bien, una carta formal.

Elementos de una carta:

  1. Membrete (carta formal): se trata del logo o el sello de la institución o empresa que emite la carta. Se ubica en la parte superior de la carta.
  2. Lugar y fecha (carta formal e informal): se colocan en la parte superior de la carta alineados a la derecha. Se trata del lugar donde fue emitida la carta (ciudad, municipio o estado) y de la fecha en que fue escrita y firmada.
  3. Encabezamiento (carta formal e informal): en el encabezamiento se coloca el nombre del destinatario; este se alinea a la izquierda del documento, consta de:
    • Destinatario y nombre del destinatario (carta formal): se coloca el nombre personal o institucional del destinatario. En caso de que sea un nombre institucional, después se coloca el nombre de la persona particular a la que va dirigida. Este encabezamiento se cierra con dos puntos.
    • Saludo inicial (carta informal): se trata de un vocativo, que puede o no ser afectivo; este encabezamiento se cierra con dos puntos.
  1. Cuerpo de la carta (carta formal e informal): se trata del contenido de la carta, es decir, del mensaje que se busca transmitir. En el cuerpo se informan los motivos y la finalidad de la carta. La extensión dependerá del tipo de carta.
  2. Despedida (carta formal e informal): con la despedida se da a entender al destinatario que se ha finalizado la carta; esta despedida puede ser emotiva, en el caso de una carta informal, o impersonal en el caso de una carta formal.
  3. Antefirma (carta formal): la antefirma se puede colocar alineada a la izquierda o a la derecha. Consta del nombre de la institución o empresa que emite la carta, es decir, la persona moral o jurídica. Se suele incluir el departamento específico que emite la carta.
  4. Firma (carta formal): es la firma legal de la persona responsable que emite la carta. En documentos oficiales o legales la firma debe ir directamente a mano.
  5. Nombre del firmante o del emisor (carta formal e informal): en una carta informal, se puede incluir tanto el nombre de pila como el nombre completo del emisor; en una carta formal, por su parte, además del nombre completo se incluye el título o grado de estudios del emisor.
  6. Cargo del firmante (carta formal): debajo del nombre del firmante, en las cartas formales se incluye su cargo dentro de la empresa o institución.
  7. Posdata (carta informal): el posdata se incluye después de la abreviatura PD. Se trata de una nota o aclaración final en la carta.

Ejemplo de carta formal

Buenos Aires, 16 de agosto del 2017. (lugar y fecha)

A quien corresponda: (encabezamiento)

A partir de la emisión de este documento se responsabiliza al C. Gabriel Hernández M. de cualquier incidente de tránsito o penal relacionado con el manejo del vehículo ya descrito. Se responsabiliza a partir del día 19 de agosto del 2017, en que comenzará a operar dicho transporte.  (cuerpo del documento)

Sin más por el momento, quedo a sus órdenes para cualquier aclaración, (despedida)

Empaques Acosta S. A. de C. V.
Departamento de mensajería (antefirma)


[Firma]

Lic. Edmundo L. Suárez (nombre del firmante con título)
Encargado general de mensajería (cargo del firmante)

Ejemplo de carta informal

04 de diciembre del 2019. (fecha)

Querida Luisa: (encabezamiento)

Me entusiasma mucho el saber que próximamente te casarás. Te envío esta carta como agradecimiento por haber recibido las invitaciones de tu boda. Sé que no nos frecuentamos mucho y hace tiempo que no nos vemos pero siempre has tenido un lugar especial en mi corazón.

Por su puesto, cuenta con nuestra presencia. Nos dará mucho gusto acompañarte en un día tan importante para ti.  (cuerpo del documento)

¡Espero con ansias que nos volvamos a ver luego de tanto tiempo!
Con cariño, (despedida)

Tu amiga Claudia (nombre del emisor)

P.D. Tengo un obsequio para ti que sé que te encantará porque te recordará a los viejos tiempos (posdata)