Elementos de la carta


Las cartas son uno de los medios de comunicación más utilizados en distintos contextos de la actividad humana. Su función principal es transmitir un mensaje: un emisor por medio de la carta transmitirá cierta información a un destinatario o receptor. Tanto el emisor como el receptor pueden ser individuos o colectividades (empresas, instituciones, personas jurídicas, etc.).

Dependiendo del tipo de comunicación que se quiera entablar y la relación entre emisor y destinatario, las cartas pueden ser formales o informales. Asimismo, según el ámbito en el que se insertan y su función pueden ser comerciales, académicas, laborales, legales, etc.

Según el tipo de carta, ésta tendrá más o menos elementos. Sin embargo, independientemente de su finalidad, todas las cartas presentan una estructura similar. Veamos los elementos generales de las dos clases principales de cartas.

Elementos de una carta formal

  1. Membrete. Este es un elemento que contiene el logo o sello de la persona o entidad que envía la carta. Se suele colocar en la parte superior alineada a la izquierda o, bien, a la derecha.
  2. Lugar y fecha. Este elemento es fundamental en todo tipo de cartas. Consiste en el lugar y fecha donde se redactó la carta. El lugar debe incluir la ciudad o provincia, mientras que la fecha debe especificar día, mes y año (p. ej. “Ciudad de México, 04 de agosto del 2015”).
  3. Encabezamiento. Esta sección se escribe alineada a la izquierda y separada del resto del texto. Contiene los datos del destinatario al que va dirigida la carta. Primero, si es el caso, se coloca el nombre de la institución o entidad y debajo se coloca el nombre de la persona particular a la que va dirigida, seguido de dos puntos (p. ej. “Estimada Lic. Laura Rodríguez M.:”
  4. Cuerpo de la carta. Este elemento consta de la información o el contenido general en el que se expone la finalidad y los motivos de la carta. Consta de una introducción o contexto que explica el contenido principal de la carta y de un desarrollo en el que se escribe el asunto, el tema o el mensaje que se quiere dar.
  5. Cierre o despedida. Esta parte consta de un cierre o despedida que le hace saber al receptor que se ha finalizado el mensaje. Se pueden incluir aclaraciones finales. P. ej. “Sin más por el momento, quedo a sus órdenes para cualquier aclaración”
  6. Antefirma. La antefirma, como su nombre lo indica, se coloca antes de la firma del emisor. Consta de los datos generales de la entidad que emite la carta, por ejemplo el nombre moral o jurídico y el departamento desde el que se emite la carta. Por ejemplo: “Comisión Nacional de los Derechos Humanos. Departamento general”.
  7. Firma del emisor. Es la firma de la persona que escribió la carta o bien del responsable.
  8. Nombre del firmante (emisor). Debajo de la firma se coloca el nombre completo del emisor; es recomendable que vaya acompañado de algún grado o título.
  9. Cargo del firmante (emisor): debajo del nombre del firmante se incluye su cargo o puesto dentro de la empresa o institución, lo cual ayuda al lector a saber mejor quién es esa persona.

Elementos de una carta informal:

  1. Lugar y fecha: en las cartas informales se puede omitir la ciudad. La fecha debe especificar el día, mes y año en que fue redactada.
  2. Encabezamiento: el encabezamiento de una carta informal consta de un vocativo o saludo, es un reconocimiento o acercamiento amigable a la persona a la que va dirigida la carta.
  3. Cuerpo de la carta: en esta sección se redacta el mensaje que se quiere transmitir, en este tipo de cartas se emplea un lenguaje informal. La extensión puede ser corta o larga, dependiendo de lo que se quiera informar.
  4. Despedida: en las cartas informales, la despedida suele ser emotiva e incluir alguna frase afectuosa o fraternal. Por ejemplo: “Te quiere,”, “Espero que nos veamos pronto,”.  
  5. Nombre del emisor: en una carta informal se suele escribir solo el nombre de pila sin cargos o títulos, pero puede escribirse el nombre completo del emisor.
  6. Posdata: este elemento se escribe al final de la carta y se encabeza por la abreviatura P.D. o la palabra Posdata, en esta sección se hace alguna nota o aclaración final que no se haya dicho en el contenido de la carta.  

10 Ejemplos de cartas con sus elementos

5 Ejemplos de cartas formales:

1. Carta de constancia laboral:

Puebla, 14 de octubre del 2019. (lugar y fecha)

Departamento de Recursos Humanos. Universidad Nacional
Licenciada Ana Claudia Figueroa L.: (encabezamiento)

Reciba un respetuoso saludo. Quien suscribe, Dr. Fernando Puente M., encargado del área de laboratorio del hospital regional, hace constar que el Sr. Armando Íñiguez N., con número de identificación JU182, laboró en nuestra institución de marzo del 2014 a agosto del 2017.

Asimismo, hago constar que durante sus labores en nuestra cede demostró una actitud positiva, responsabilidad, dedicación y confianza, por lo que lo recomiendo ampliamente para sus próximas labores. Se expide la presente carta para los fines que al interesado convengan. (cuerpo del documento)

Atentamente, (despedida)

Hospital Regional Norte
Laboratorio y radiología (antefirma)


[Firma]

Dr. Fernando Puente M. (nombre del firmante con título)
Responsable de laboratorio (cargo del firmante)

2. Carta de renuncia vountara:

Ciudad de Guatemala, 22 de septiemre del 2010. (lugar y fecha)

ASUNTO: Renuncia voluntaria

Estimado Dir. Gral. Carlos Pradera: (encabezamiento)

Por medio de la presente, yo, Carina Mendoza P., con número de seguro social HG10293 y número de identificación F4123, quisiera hacer de su conocimiento mi decisión de darme de baja de la empresa Rentas América por cuestiones de índole personal, específicamente del puesto de representante comercial, el cual he desempeñado desde septiembre del 2019. Esta renuncia es de carácter irrevocable.

Asimismo, hago constar que hasta la fecha he recibido el pago completo por concepto de salarios y prestaciones, por lo que no se adeuda cantidad alguna. Manifiesto igualmente que no quedan pendientes importantes en mi puesto y que cumpliré con mis obligaciones hasta el último día de labor. (cuerpo del documento)

Agradezco la oportunidad brindada y las atenciones, (despedida)


[Firma]

Lic. Carina Mendoza P. (nombre del firmante con título)
Representante comercial Rentas América (cargo del firmante)

3. Carta de solicitud de crédito:

Madrid, 12 de noviembre del 2018. (lugar y fecha)

Banco Privado RT
Departamento de crédito
A quien corresponda: (encabezamiento)

El motivo de la presente es para solicitar atentamente una extensión del crédito que la empresa Herrajes P.B. tiene con ustedes a un monto total de $50,000 USD, mantiendo la misma tasa de interés fija preferencial que ya tenemos con ustedes, es decir, del 11% anual.

Quien suscribe, Ing. Armando Ramírez, en calidad de representante legal y financiero, hago constar que hasta la fecha se han realizado los pagos en tiempo y forma. El motivo de la extensión es que se requiere comprar más material para solventar un gran pedido que se exportará al extranjero.

Se estima que el crédito será subsanado en un plazo no mayor a ocho meses, una vez que el pedido sea completado. Por otro lado, para garantizar el pago, mi cliente está dispuesto a ofrecer ciertas garantías en especie, siempre y cuando lleguemos a un buen acuerdo.

Se adjunta en un anexo todos los documentos requeridos para el trámite, y así poder agilizar el proceso. (cuerpo del documento)

Quedo en espera de su respuesta y aprobación, (despedida)

Herrajes P.B. (antefirma)


[Firma]

Ing. Armando Ramírez Sosa (nombre del firmante con título)
Representante legal y financiero (cargo del firmante)

3 Ejemplos de cartas informales:

1. Carta de invitación nupcial:

Los Ángeles, 08 de abril del 2020. (fecha)

Estimada amiga: (encabezamiento: saludo inicial)

Sé que hace ya mucho tiempo que no tenemos noticias una de la otra. Te sorprenderá saber que llevo seis meses viviendo en Estados Unidos; vine por motivos laborales y, ¡oh, sorpresa!, encontré al amor de mi vida sin esperarlo ni buscarlo. Estuvimos saliendo unas semanas y hace unos días me propuso matrimonio formalmente (se hincó, y toda la cosa). Y dije que sí. Ya sé, debes estar sorprendida: a mí que tanto me costó confiar en las personas, comprometida con alguien que conozco poco. Pero nunca había estado tan segura de algo.

La boda será pronto, el 6 de mayo, y me gustaría mucho que fueras. Es muy importante para mí que me acompañes; fue una decisión apresurada porque a mí se me termina el permiso de estadía y Roger, mi prometido, aprovechará unos días de vacaciones para venir a México y casarnos.

Te anexo la invitación con los datos del lugar y la fecha exacta, te mandé cuatro boletos por si quieres invitar a alguien y a tus padres, (cuerpo del documento)

Te quiere, (despedida)

Esther (nombre del emisor)

P.D. Salúdame a tus padres, diles que me gustará mucho verlos ese día. (posdata)

2. Ejemplo de carta informal:

Ciudad de Panamá, 09 de febrero del 2014. (fecha)

A mi hija: (encabezamiento: saludo inicial)

Hoy es un día muy importante para ti: cumples tu sueño de estudiar en el extranjero. Te escribo esta carta para que la leas en tu viaje, que será largo. Quiero decirte que te amo y que estoy muy orgullosa de todo lo que has logrado y hasta dónde has llegado con tu inteligencia y tu esfuerzo.

Confía siempre en ti, pues eres una persona con muchas capacidades y el límite no existe: llegarás hasta donde quieras llegar. Si allá encuentras un buen camino, síguelo, nosotros te apoyaremos en todo. Estamos muy felices por ti. Te extrañaré muchísimo y todos los días pediré porque tengas mucha salud, dicha y satisfacción en tu vida.  (cuerpo del documento)

Nos veremos pronto, cariño, (despedida)

Tu madre (nombre del emisor)

3. Ejemplo de carta informal:

18 de junio del 2016. (fecha)

Querido tío Jorge: (encabezamiento)

Te escribo esta breve carta para agradecerte por el dinero que me enviaste. Estoy por entrar al cuarto semestre de la licenciatura en Arquitectura, y usaré ese dinero para comprar material que me han dejado para varias clases. De verdad te agradezco mucho la ayuda, espero algún día poder pagártelo. (cuerpo del documento)

Nos vemos pronto, para el día de tu cumpleaños, (despedida)

Tu sobrino Enrique (nombre del emisor)

P.D. Te invitaré unas cervezas cuando nos veamos (posdata)